Work from home! saatnya kerja kolaborasi online

Corona outbreaks memaksa kita semua mengubah pola bekerja, yang biasanya harus datang ke kantor atau kampus sekarang harus bekerja di rumah. Work from home terus digaungkan dalam upaya mengisolasi diri dan keluarga dari kontak langsung dengan masyarakat umum. Harapannya dapat terjaga, tercegah dan aman dari covid-19, virus ganas yang mulai menginfeksi masyarakat Wuhan, China. Saat ini bukan hanya berada di negara tirai bambu itu, sudah menjadi pendemi dunia masuk eropa, asia, amerika dan tidak terlewati Indonesia. Kebijakan social distancing diberlakukan pemerintah untuk menghindari dan mengurangi kontak langsung antar manusia. Kampus mulai diliburkan mulai 16 – 28 Maret 2020 dan akhirnya diperpanjang hingga 28 Mei 2020. Hampir 2,5 bulan kita harus mengisolasi diri dan menghindari kerumunan warga. Konsekuensinya tentu di produktivitas kerja, sedikit banyak akan berkurang atau menurun. Sama halnya dengan mahasiswa mereka dirumahkan sementara, harus belajar dari rumah dan bahkan beribadah di rumah. Mulai hari ini (20/3) saya sudah tidak mengikuti sholat jumat, mengikuti himbauan Majelis Ulama Indonesia (MUI) untuk menggantikan sholat jumat menjadi sholat dzuhur di rumah.

Berhubung work from home, saya mencoba mengulik berbagai fasilitas untuk bisa memberikan kuliah online dan sekaligus membuat kerja kolaboratif. Kalo hanya sekedar kuliah online seperti voice call dan video call, saya rasa sudah banyak yang bisa kita manfaatkan dari yang gratisan hingga berbayar. Yang paling simple adalah Instagram, Whatsapp bahkan Facebook, bisa kita manfaatkan untuk melakukan broadcast materi kuliah termasuk penjelasannya secara global kemudian kita invite mahasiswa. Atau bisa juga memanfaatkan berbagai portal yang memang khusus digunakan untuk video dan call conference/ meeting seperti zoom, google meet dan webex, juga bisa kita manfaatkan karena ada fiture presentasi, whiteboard dan share screen. Dari fasilitas share screen inilah kita bisa melakukan presentasi online dan bahkan whiteboard online. Namun sayangnya, ini bukanlah kelas online seperti google classroom ataupun moodle yang memang mengkhususkan layanan mereka di kelas online. Terus kenapa tidak di classroom atau moodle saja? SUdah saya coba lihat saja ulasan saya mengenai google classroom di sini  dan moodle di sini, lagi-lagi dibalik mewahnya fasilitas repository dan assignment  di dua platform ini adalah tidak didukungnya layanan chat, tele conference apalagi colaborative working. Zoom, webex, moodle dan google classroom sudah saya coba semua, tinggal 1 yang belum yaitu Microsoft Teams.

Layanan ini berada di bawah paket Microsoft Office 365 enterprise yang syukur alhamdulillah sudah dilanggan Undip untuk dimanfaatkan oleh seluruh civitas akademika baik dosen, mahasiswa maupun tenaga kependidikan. Sebelumnya, layanan ini dilock oleh Tim IT Undip, saya tidak tau apa alasan mereka. Nah saat adanya coronavirus outbreaks, layanan premium ini diunlock dan alhamdulillah bisa menjajalnya. Tampilan Microsoft Teams seperti terlihat pada gambar di bawah ini,

Apa saja yang bisa saya lakukan menggunakan kuliah online ini?

Video call atau voice call

Bagi yang pernah menggunakan google classroom dan moodle, saya yakin tidak akan merasa kesulitan disaat pertama kali menggunakan aplikasi ini. Justru merasa lebih simple tidak serumit moodle. Yang paling membedakan antara microsoft teams dengan moodle adalah pada layanan voice call, dan video conference. Di layanan microsoft teams, kita bisa memanfaatkan video call dan juga voice call sama persis dengan layanan skype, dan memang ini merupakan hasil integrasi antara skype dengan layanan microsoft classroom. Di moodle jelas tidak ada layanan ini, oleh karenanya banyak yang memanfaatkan platform tambahan seperti webex maupun zoom untuk melengkapi layanan video call dan voice call. Sama halnya dikala menggunakan google classroom, tidak bisa melakukan video call dan voice call secara langsung kecuali jika memanfaatkan google meet di bawah layanan google hangout. Ada platform tambahan miliknya google yang tidak secara langsung terintegrasi dengan google classroom. Gambar di bawah ini merupakan contoh voice call yang saya lakukan di kala memberikan kuliah online ke mahasiswa studio proses perencanaan.

Memberi penugasan online (assignment)

Kalau assignment, saya rasa Moodle adalah rajanya. Belum ada yang bisa menandingi proses pembuatan tugas online. Meskipun tidak sekompleks moodle, Microsoft Teams juga menyediakan penugasan online yang terbagi menjadi 3 yaitu: pembuatan kuis, pengumpulan tugas seperti essay dan, membuat penugasan berdasarkan form tugas yang sebelumnya sudah dibuat. Sebenarnya cuma ada 2 penugasan dasar yaitu kuis dan pengumpulan tugas lainnya seperti essay, tetapi layanan penugasan eksisting cukup membantu dikala kita memiliki kelas online yang cukup banyak. Bisa menerapkan satu bentuk penugasan di suatu mata kuliah ke mata kuliah lainnya. Gambar dibawah ini adalah contoh penugasan online yang saya berikan kepada mahasiswa pratik perencanaan PSDKU.

Collaborative working

Nah ini yang paling saya suka dari aplikasi ini. Ekosistem kolaboratif itu ada di microsoft teams. Namanya saja TEAMS, pasti membawa pesan kolaboratif baik di dalam pekerjaan maupun penulisan laporan proyek. Memanfaatkan penyimpanan cloud di onedrive, kita bisa menyimpan draft laporan yang sedang kita garap kemudian kita share ke mahasiswa dengan cara me-mention mahasiswa yang harus bertanggung jawab atas materi yang mereka kerjakan. Sebenarnya ini layanan microsoft word 36365, tidak menggunakan microsoft teams-pun sebenarnya bisa tetapi yang cukup memanjakan kita adalah embeded-nya yaitu memasukkan draft laporan microsoft office secara online dan bisa kita kerjakan bareng-bareng. Layanan serupa saya rasa bisa kita temuka di google docs, wps dan dropbox documents. Mungkin lebih banyak lagi layanan collaborative authorship.

Menggabungkan Sharepoint

Ekosistem kolaboratif memang sangat terasa di seluruh layanan microsoft teams ini. Kita begitu mudah mengintegrasikan dengan berbagai platform yang sudah diberikan microsoft. Kerja kolaboratif seperti ulasan sebelumnya didukung oleh layanan sharepoint, layanan semacam website yang bisa berisi informasi khusus untuk para member yang berkolaborasi di dalam proyek. Mirip dengan google site sebenarnya, yang membedakan adalah kolaboratifnya. Seperti yang sudah kita ketahui, bahwa kuliah online harus mengoptimalkan upaya belajar mandiri (self learning), sehingga petunjuk detail menganai materi, tata cara dan informasi lainnya bisa kita jelaskan sedetail-detailnya di microsoft teams dan kita embedkan di microsoft teams. Tampilan integrasi microsoft teams dengan microsoft sharepoint ditampilkan di gambar di bawah ini.